Pernah membayangkan pelanggan sudah duduk di kursi barber, tetapi proses potong rambut harus tertunda karena perlengkapan yang dibutuhkan ternyata habis?

Situasi seperti ini mungkin terlihat sederhana. Namun, jika sering terjadi, operasional barbershop bisa menjadi kurang efisien dan pengalaman pelanggan ikut terganggu.

Dalam bisnis barbershop, perlengkapan kerja dan produk perawatan rambut merupakan bagian penting dari kegiatan sehari-hari. Mulai dari clipper, gunting, handuk, cape potong, hingga shampoo dan vitamin rambut, semuanya perlu dikelola dengan baik.

Karena itu, pemilik outlet perlu memiliki sistem pengelolaan stok yang teratur. Berikut beberapa cara yang bisa diterapkan.

1. Kelompokkan Perlengkapan Berdasarkan Jenisnya

Langkah pertama adalah memisahkan perlengkapan berdasarkan fungsi dan penggunaannya.

Secara sederhana, stok barbershop dapat dibagi menjadi beberapa kelompok:

• Peralatan utama: clipper, trimmer, gunting, razor, dan hair dryer.

• Perlengkapan pelayanan: handuk, cape potong, sisir, sikat rambut, dan botol semprotan.

• Produk perawatan: shampoo, conditioner, vitamin rambut, tonik, dan creambath.

• Perlengkapan kebersihan: alat pembersih dan kebutuhan sanitasi.

• Perlengkapan administrasi dan promosi: alat tulis, banner, brosur, dan materi promosi.

Pengelompokan ini membantu Anda mengetahui jenis barang yang tersedia sekaligus memudahkan proses pemeriksaan stok.

2. Buat Catatan Stok yang Mudah Diperbarui

Jangan hanya mengandalkan ingatan untuk mengetahui jumlah perlengkapan yang tersedia.

Buat catatan stok sederhana yang berisi nama barang, jumlah awal, barang masuk, barang keluar, dan sisa stok.

Pencatatan dapat dilakukan menggunakan buku khusus atau spreadsheet. Yang terpenting, data diperbarui setiap kali terjadi perubahan jumlah barang.

Contohnya, ketika shampoo baru dibeli atau satu botol vitamin rambut digunakan, catat perubahan tersebut.

Dengan cara ini, pemilik outlet bisa mengetahui kondisi persediaan tanpa harus memeriksa semuanya dari awal.

3. Tentukan Batas Minimum Stok

Setiap perlengkapan memiliki tingkat kebutuhan yang berbeda. Ada barang yang digunakan hampir setiap hari, ada pula yang hanya digunakan untuk layanan tertentu.

Tentukan batas minimum untuk barang-barang yang paling sering dipakai.

Misalnya, ketika persediaan shampoo mulai mendekati jumlah minimum, segera jadwalkan pembelian ulang. Jangan menunggu sampai benar-benar habis.

Batas minimum dapat disesuaikan dengan tingkat pemakaian, kapasitas penyimpanan, dan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang tersebut.

Tujuannya sederhana: menjaga agar kegiatan pelayanan tidak terganggu karena kekurangan perlengkapan.

4. Periksa Kondisi Peralatan Secara Berkala

Pengelolaan stok bukan hanya menghitung jumlah barang. Kondisi peralatan juga perlu diperhatikan.

Clipper, trimmer, gunting, dan hair dryer merupakan perlengkapan kerja yang perlu dirawat agar tetap dapat digunakan dengan baik.

Buat jadwal pemeriksaan rutin untuk memastikan:

• Peralatan berfungsi dengan normal.

• Kabel dan bagian penghubung tidak mengalami kerusakan.

• Mata pisau clipper dan trimmer dirawat dengan benar.

• Gunting tetap dalam kondisi baik.

• Peralatan disimpan di tempat yang sesuai setelah digunakan.

Jika ada alat yang rusak atau mulai menunjukkan penurunan fungsi, segera lakukan pemeriksaan dan perbaikan bila memungkinkan.

Jangan sampai kerusakan baru diketahui ketika pelanggan sedang menunggu pelayanan.

5. Atur Penyimpanan agar Barang Mudah Ditemukan

Tempat penyimpanan yang berantakan dapat membuat karyawan menghabiskan waktu hanya untuk mencari perlengkapan.

Pisahkan tempat penyimpanan berdasarkan kategori. Letakkan barang yang sering digunakan di lokasi yang mudah dijangkau, sedangkan stok cadangan dapat disimpan di area khusus.

Untuk produk perawatan rambut, pastikan penyimpanan mengikuti petunjuk pada kemasan. Perhatikan juga tanggal kedaluwarsa dan kondisi produk.

Penataan yang rapi membantu pekerjaan menjadi lebih praktis sekaligus membuat area kerja terlihat profesional.

6. Catat Penggunaan Produk Perawatan Rambut

Produk seperti shampoo, conditioner, vitamin rambut, dan creambath perlu diperhatikan karena jumlahnya akan berkurang seiring pemakaian.

Catat pembelian dan penggunaannya secara berkala. Dari catatan tersebut, Anda dapat memperkirakan produk mana yang paling cepat habis.

Informasi ini berguna ketika menyusun anggaran belanja perlengkapan berikutnya.

Selain itu, pencatatan membantu pemilik usaha mengetahui apakah penggunaan produk sudah sesuai dengan kebutuhan pelayanan atau justru terlalu boros.

7. Tentukan Jadwal Pemeriksaan Stok

Pemeriksaan stok sebaiknya dilakukan secara rutin, bukan hanya ketika ada barang yang habis.

Anda bisa menetapkan jadwal pemeriksaan harian, mingguan, atau bulanan sesuai jenis barang.

Sebagai contoh:

• Harian: memeriksa perlengkapan yang digunakan selama pelayanan.

• Mingguan: menghitung stok produk perawatan dan perlengkapan yang sering habis.

• Bulanan: mengevaluasi seluruh persediaan, kondisi peralatan, dan kebutuhan pembelian.

Pembagian jadwal ini membuat pemeriksaan lebih teratur dan tidak terasa membebani pekerjaan harian.

8. Libatkan Karyawan dalam Pengelolaan Stok

Pengelolaan stok bukan hanya tanggung jawab pemilik usaha. Karyawan juga perlu memahami cara menggunakan dan menyimpan perlengkapan dengan benar.

Berikan arahan mengenai lokasi penyimpanan, prosedur penggunaan, serta cara melaporkan barang yang hampir habis atau mengalami kerusakan.

Dengan pembagian tanggung jawab yang jelas, setiap orang dapat ikut menjaga perlengkapan outlet.

Hal ini juga membantu membangun kebiasaan kerja yang lebih disiplin dan terorganisasi.

Hindari Pembelian Barang Tanpa Perencanaan

Salah satu kesalahan dalam mengelola stok adalah membeli barang hanya karena sedang ada promo atau terlihat menarik.

Padahal, belum tentu semua barang tersebut dibutuhkan dalam waktu dekat.

Sebelum melakukan pembelian, periksa terlebih dahulu jumlah persediaan dan kebutuhan outlet. Prioritaskan barang yang memang diperlukan untuk menjaga kelancaran pelayanan.

Pengadaan yang terencana membantu menghindari penumpukan barang dan membuat pengeluaran usaha lebih mudah dikendalikan.

Pengelolaan Stok yang Rapi Mendukung Operasional Barbershop

Mengelola stok perlengkapan barbershop bukan pekerjaan yang rumit jika dilakukan dengan sistem sederhana dan konsisten.

Mulai dari mengelompokkan barang, mencatat persediaan, menentukan batas minimum, merawat peralatan, hingga mengevaluasi kebutuhan pembelian. Kebiasaan tersebut dapat membantu pemilik usaha menjaga kesiapan outlet dalam melayani pelanggan.

Bagi calon pengusaha, pengelolaan stok juga perlu dipikirkan sejak tahap persiapan. Sebab, operasional barbershop yang baik tidak hanya bergantung pada keterampilan barber, tetapi juga pada kesiapan perlengkapan dan sistem kerja.

Ingin Memulai Usaha Barbershop dengan Persiapan Lebih Terarah?

AyahBarbershop menyediakan pilihan paket kemitraan dengan investasi mulai dari Rp29 juta. Setiap paket memiliki kelengkapan yang berbeda dan mencakup pendampingan pembukaan gerai serta operasional setelah gerai dibuka.

Anda dapat berkonsultasi terlebih dahulu untuk mengetahui pilihan paket dan kebutuhan outlet yang sesuai dengan rencana usaha.

AyahBarbershop
Jl. Jomegatan (belakang pos ronda), Desa Nitiprayan RT4, Ngestiharjo, Kasihan, Bantul, Yogyakarta.

WhatsApp: 087739076675

Mulai dari Satu Outlet, Bangun Bisnis Barbershop Anda.